ASOCIACIÓN DE NOTARIOS DE PUERTO RICO
24 de julio de 2009
A CONTINUACIÓN LA INTERPRETACIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE NOTARIOS DE PUERTO RICO, LA MISMA CONSTITUYE UNA GUIA INFORMATIVA Y NO UNA DIRECTRIZ.
Estimados compañeros:
Les incluyo un resumen de las enmiendas al Artículo 77 de la Ley Notarial. La enmienda solo autoriza a las partes y el Notario a llegar a un acuerdo respecto a los honorarios, no así a terceros (bancos, realtors, etc.). Es importante que entiendan que lo aprobado no reduce la tarifa automáticamente al .5%. Ese es el mínimo que se puede cobrar. Por lo tanto les sugerimos que preparen sus facturas partiendo del 1%. Luego, caso a caso, ustedes en conversación con los clientes determinarán el ajuste correspondiente. Nadie les puede imponer el .5%, puesto que dé así hacerlo se estaría violando la Ley.
En el caso particular del inciso 2(f), solamente es de aplicación a los casos de vivienda de nueva construcción y en los de refinanciamiento. En estos casos se requiere lo siguiente:
- Que sean las mismas partes
- Que sea el mismo notario autorizante
- El total a cobrarse nunca podrá ser mayor del 1%, al sumarse todos los instrumentos autorizados.
Ejemplo: Si la compraventa se factura al 1%, no se podrá cobrar nada más, ya que el máximo es el 1%, del instrumento de mayor valor. Si se factura la compraventa al .5%, la hipoteca será al .25%. Si se factura la compraventa al .75%, la hipoteca será al .25%. Si se factura la compraventa al .65%, la hipoteca será al .375%.
Nota importante: El inciso 2(f), no es de aplicación a casos de viviendas existentes. Por lo tanto, en una compraventa de vivienda existente se puede facturar entre el 1% y el .5% en cada instrumento, no importa el número de instrumentos a ser autorizados.
El ejemplo anterior es también de aplicación a los casos de vivienda de interés social. Ahora bien, se excluye de estos casos los prestamos FHA, Veteranos, Reverse, FmHA y otros de la misma naturaleza. En estos casos aplica entre el 1% y el .5%.
Al igual que en el inciso b, se debe facturar al 1%, y de ahí partir para una posible reducción.
Respecto a los refinanciamientos mencionados en el inciso 2(f), hay que tener en cuenta que aplica a más de un instrumento. Por lo tanto un ejemplo pueden ser los casos "Reverse" y casos comerciales con más de una colateral. Siempre y cuando sea ante el mismo notario y las mismas partes. Por lo tanto en un refinanciamiento comercial si las colaterales son autorizadas ante distintos notarios el inciso no es de aplicación, aunque sean de la misma oficina.
ESTE INCISO NO ES DE APLICACION A LAS CANCELACIONES DE HIPOTECAS YA QUE EL PROPIO INCISO EXCLUYE EL INCISO (e), EL CUAL CONTIENE LA TARIFA A COBRARSE EN LAS CANCELACIONES.
Índice mensual:
La enmienda ahora requiere que se informen aquellos instrumentos públicos los cuales se realizaron de manera gratuita. Esto es de estricto cumplimiento.
Finalmente, como todos sabemos durante 21 años, fuimos parte de un sistema donde terceros nos impusieron los honorarios a cobrar. Está en nuestras manos no permitir se vuelva a la misma practica. Si demostramos un mínimo sentido de solidaridad podemos evitar volver a aquella práctica. Has estado 1 año, facturando el 1%, no te dejes presionar. La Ley permite la reducción de la tarifa, pero esta es a discreción del notario y en casos meritorios.
Cumple y haz cumplir la Ley, exigiendo su cumplimiento
Y denunciando el incumplimiento.
ENMIENDAS AL ARTÍCULO 77 DE LA LEY NOTARIAL
HONORARIOS NOTARIALES
VALOR DEL NEGOCIO JURÍDICO HONORARIOS NOTARIALES FIJADOS POR LEY
Autorización de Instrumentos
No mayor de $10,000 $150.00
$10,000 a $5, 000,000 Nunca mayor del 1% ni menor de 0.50% lo cual nunca será menor de $250. Establecido entre las partes.
$5, 000,000 o más Hasta $5, 000,000 según lo establecido anteriormente; y según el acuerdo entre partes por el exceso de $5, 000,000
Cancelaciones de Hipotecas
No mayor de $5, 000,000 Acuerdo entre las partes pero nunca menor del 0.50% de los establecidos como principal.
$5, 000,000 o más Acuerdo entre las partes.
En ningún caso, la cuantía a pagar por honorarios notariales será menor de $250.
Nueva Construcción y los Refinanciamientos
(Cuando ante el mismo Notario y los mismos otorgantes se otorgue
En una misma Transacción más de un Instrumento público)
No mayor de $10,000 ó más Nunca mayor de 1% ni menor de 0.50%, lo cual nunca será menor de $250. Establecido entre las partes*
$5, 000,000 ó más Hasta $5, 000,000 según lo establecido anteriormente; y según el acuerdo entre partes por el exceso de $5, 000,000.*
*Por los demás instrumentos de esa misma transacción, se cobrara la mitad de lo dispuesto anteriormente, disponiéndose que la suma de lo cobrado nunca será mayor del 1% del instrumento publico de mayor valor.
Excepciones
Viviendas Interés Social Acuerdo entre las partes, pero nunca menor de .25% ó $250 lo que sea mayor, salvo que la ley habilitadora o Reglamento disponga otra cosa.
Cuando haya dos o más instrumentos otorgados sobre el valor total de una misma vivienda de interés social, los honorarios no serán mayores del 1%. Esto no aplica a financiamientos o refinanciamientos por agencias estatales o federales como FHA, Veteranos o "Reverse Mortgage" u otros de la misma naturaleza.
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Instrucciones Generales
a los Notarios
| Instrucción #1 - Propósitos - bases legales y reglamentarias de las instrucciones generales a los notarios |
| La institución del notariado puertorriqueño es una de de tipo latino. En el notario puertorriqueño, como reconoce la Exposición de Motivos de la Ley Número 75 del 2 de julio de 1987, se funden dos facetas esenciales, su función como técnico conocedor del derecho y su carácter de funcionario público. En In re Colón, opinión emitida el 30 de junio de 1992 (92JTS98) el Honorable Tribunal Supremo definió al notario latino como Aquel profesional del derecho que ejerce una función pública que consiste en recibir, interpretar y dar forma legal a la voluntad de las partes, dar fe de los hechos, redactar los instrumentos adecuados a ese fin, conferirles autenticidad, conservar los originales de éstos y expedir copias que den fe de su contenido". En dicha función el Notario Puertorriqueño representa la fe pública y la ley para todas las partes. De ahí que, entre otras, debe dar el más fiel cumplimiento a la Ley Notarial, así como a las leyes fiscales que regulan el cobro de derecho en los instrumentos públicos que autorice al momento de las partes otorgar los mismos. Como profesional del derecho tienen además la misión de asesorar y aconsejar, y en su función pública ejerce la fe pública notarial tanto en la esfera de los hechos como en la del derecho. La cualidad medular que distingue al notariado del ejercicio de la abogacía es la imparcialidad. Por disposición expresa del Artículo 3 de la Ley Notarial supra, el notario ejerce su función con imparcialidad y en plena autonomía e independencia bajo la dirección administrativa del Tribunal Supremo de Puerto Rico, por conducto de la Oficina de Inspección de Notarías. En el descargue de la responsabilidad de vigilancia y supervisión, sobre el cumplimiento de las disposiciones de la Ley Notarial por parte de los notarios y por disposición expresa de ésta, el Honorable Tribunal Supremo y el Juez Presidente del más alto foro han delegado a la Oficina de Inspección de Notarías una serie de funciones relacionadas a la práctica del notariado. Entre ellas, la inspección y examen de los protocolos (Art. 62 y Regla 77 el Reglamento Notarial); supervisar el cumplimiento de la obligación de rendir índices mensuales e informes estadísticos (Art. 12, Regla 13); llevar el Registro de Prohibiciones al ejercicio del notariado establecidas por organismos públicos (Art. 4, Regla 6), el Registro de Poderes (Ley #62 del 8 de mayo de 1937, Regla 6) y el Registro de Testamentos (Capítulo X de la Ley Notarial y Capítulo VI del Reglamento Notarial) así como supervisar el cumplimiento de las respectivas notificaciones; atender por delegación del Honorable Juez Presidente lo concernido a Archivo Notariales en particular el Archivo Notarial de San Juan y el de Ponce (Art. 69, Regla 74); expedición de copias certificadas denegadas por los notarios (Art. 44) y lo relacionado a autorización para el traslado de protocolos (Art. 53). Si bien las competencias delegadas a la Oficina de Inspección de Notarías están reguladas en su aspecto sustantivo y procesal por la Ley, el Reglamento y las determinaciones del Honorable Tribunal Supremo, la implantación de estos requiere el desarrollo de sistemas ágiles, así como una comunicación efectiva con los notarios. En atención a esa necesidad la Regla 76 del Reglamento Notarial autoriza a la Directora de esta Oficina a adoptar y publicar instrucciones generales a los notarios. Específicamente dicha Regla expone: "Las instrucciones generales que fueren de la competencia del Director de la Oficina de Inspección de Notarías serán remitidas al Colegio de Abogados para su difusión a los notarios. El Director de la Oficina de Inspección de Notarías deberá tener disponible para inspección por los notarios y por el público en general un compendio actualizado de tales instrucciones generales." Con el propósito de agilizar y hacer más exacta la información en los Registros a cargo de esta Oficina, y brindar de forma eficiente un mejor servicio a la comunidad legal y el público en general, la Oficina de Inspección de Notarías implementará la utilización de instrucciones generales a los notarios de conformidad a lo previsto en la Regla 76. Las mismas serán remitidas al Colegio de Abogados para su difusión y estarán disponibles para inspección de los notarios y el público en general en esta Oficina. En San Juan, Puerto Rico, a 3 de diciembre de 1998. |
| Instrucción #2- Notificación Uniforme para Inspecciones |
| De conformidad a lo dispuesto en el Título VII de la Ley Número 75 del 2 de julio de 1987 y en las Reglas 76 y 77 del Reglamento Notarial de 1995, la Dirección de Inspección de Notarías adoptó una Notificación Uniforme para Inspecciones, efectiva el 1 de enero de 1999. La Notificación informará al notario con anticipación razonable la fecha en que comenzará la inspección. Cualquier solicitud de posposición deberá ser presentada por escrito a la correspondiente Oficina de Inspección de Notarías con dos semanas de antelación a la fecha de inspección. El notario deberá expresar las razones para la solicitud de posposición. Conforme a la Regla 77 inciso (b) del Reglamento Notarial se requerirá a los notarios que en caso de no estar presente durante la inspección, provea al inspector las facilidades necesarias, y tener disponible los informes de actividad anual y los índices notariales correspondientes a los protocolos y registros de testimonios objeto de inspección. Para conveniencia de los notarios y a los efectos de que la inspección se lleve a cabo de forma rápida, eficiente y de la manera menos onerosa posible para éstos, la Dirección de Inspección de Notarías ha preparado una lista de las deficiencias más usuales. Dicha lista será remitida a los notarios junto a la notificación para que tengan la oportunidad de cotejar con esa guía los protocolos y registros de testimonios antes de la inspección. La notificación informará, además, al notario que a partir del 1 de enero de 1999, una copia del informe de inspección de señalamiento preliminar de faltas se hará formar parte de su expediente. En San Juan, PR, hoy 3 de diciembre de 1998. |
| Instrucción #3 - Adopción del Formulario de Informe de Inspección de Señalamiento Preliminar de Faltas |
| De conformidad a lo dispuesto en el Título VII de la Ley Número 75 del 2 de julio de 1987 y en las Reglas 76 y 77 (F) y (E) del Reglamento Notarial de 1995 se adopta por la Directora de Inspección de Notarías el formulario de Informe de Inspección de señalamiento preliminar de faltas. Dicho informe consiste de una lista de las faltas observadas por el Inspector durante la inspección. El mismo indicará en cuanto a cada falta: su naturaleza, el número del instrumento, el folio donde se observó y en caso de deficiencia en estampillas, su cuantía. El Inspector podrá hacer un señalamiento de carácter general en caso de faltas repetidas. El Inspector dejará al notario una copia del informe de inspección de señalamiento preliminar de faltas al terminar cada día de inspección. A partir del 1 de enero de 1999, copia del informe de inspección de señalamiento preliminar de faltas será unido al expediente del notario. La notificación de la inspección informará al notario que copia del informe de inspección será unido a su expediente. En San Juan, PR, hoy 3 de diciembre de 1998. |
| Instrucción #4 - Presentación del Indice Mensual y el Informe Estadístico Anual sobre Actividad Notarial |
| De conformidad a lo dispuesto en el Artículo XII de la Ley Número 75 del 2 de julio de 1987 y en las Reglas 12, 13 y 16 del Reglamento Notarial de 1995, se instruye a los notarios respecto a la presentación del Índice Mensual sobre actividad notarial y sobre el informe estadístico anual de actividad notarial. El índice mensual y el informe estadístico anual será sometido a la Directora de la Oficina de Inspección de Notarías dentro de los términos dispuestos por la Ley y el Reglamento Notarial. El informe estadístico anual tendrá que ser presentado en el formulario que para ese propósito ha sido diseñado y distribuido por esta Oficina, en original y dos copias. Deberá ser cumplimentado en letra impresa y contendrá toda la información requerida, incluyendo el cumplimiento de lo provisto en la Regla 6 del Reglamento de Educación Jurídica Continuada, una vez ésta entre en vigor según determine el Honorable Tribunal Supremo. La información estadística contenida en el informe anual deberá coincidir con la información suministrada en los índices mensuales para el año correspondiente. Debido a la futura implantación del sistema de imagen, este formulario no puede ser cumplimentado en manuscrito. El índice mensual deberá contener toda la información requerida en el Artículo 12 de la Ley Notarial así como en la Regla 12 del Reglamento Notarial. De trabajar para alguna agencia del Estado Libre Asociado deberá hacer constar el nombre de la agencia. Cuando el notario presente el índice mensual o informe estadístico fuera del término, ya porque el notario se percate de ello o a requerimiento de esta Oficina, deberá acompañar los mismos con una explicación bajo su fe, sello y firma de los hechos que motivaron la tardanza. En caso de errores u omisiones en el índice mensual o informe estadístico anual, el notario deberá a la brevedad posible, presentar a la Oficina de la Directora de Inspección de Notarías un índice o informe enmendado para el período cubierto, acompañado de una explicación, bajo su fe, firma y sello de los hechos que motivaron el error u omisión y cualquier otra información que el notario estime conveniente. La aceptación por parte de esta Oficina de la presentación tardía o del índice o informe enmendado con la correspondiente explicación, no exime al notario del estricto cumplimiento de su responsabilidad. Por ello en situaciones apropiadas el asunto será presentado a la atención del Honorable Tribunal Supremo, según nos lo requiera la Regla 12 del Reglamento Notarial. En San Juan, PR, hoy 3 de diciembre de 1998. |
| Instrucción #5 - Advertencias especiales que deben hacerse constar en las escrituras de compraventa de terreno en común pro indiviso de conformidad a las Leyes 193 y 194 del 7 de agosto de 1998 |
| De conformidad a lo dispuesto en la Regla 76 del Reglamento Notarial de 1995 y en las Leyes 193 y 194 de 7 de agosto de 1998, se instruye a los notarios sobre las advertencias especiales que deberán hacer constar en las escrituras de compraventa de terreno en común pro indiviso y sobre la prohibición expresa de autorizar testimonios en los casos comprendidos en los incisos del (1) al (6) del Artículo 1232 del Código Civil. La exposición de motivos de la Ley número 75 de 2 de julio de 1987, declara que el Notario Puertorriqueño representa la fe pública y en el descargo de ésta debe ilustrar, orientar y advertir a los otorgantes con imparcialidad. El notario no sólo debe dar a los otorgantes las explicaciones, aclaraciones y advertencias necesarias para su consentimiento al negocio jurídico que se trate, sino que por disposición expresa del Artículo 15 (f) de la Ley Número 75, supra, debe hacer constar en el instrumento aquellas advertencias que por su importancia deban detallarse. La Legislatura de Puerto Rico, con el propósito de atener los conflictos que ha causado la modalidad de vender porciones abstractas e indefinidas de terreno, aprobó las leyes número 193 y 194, supra. La primera adiciona el Artículo 330-A al Código Civil y la segunda el inciso 15 (g) a la Ley Número 75. El Artículo 332-A requiere que la venta de terrenos en común pro indiviso sea efectuada mediante escritura pública haciendo constar la participación que corresponde al comprador, las advertencias legales y la aceptación del comprador de adquirir en tal capacidad. El nuevo inciso 15 (g) de la Ley Número 75, establece las advertencias legales que los notarios deberán hacer a los otorgantes y consignar en el instrumento público. Específicamente requiere que se haga constar: 1. Los efectos legales de la comunidad de bienes, según lo establecido en los Artículos 326 al 340 del Código Civil 31 LPRA sección 1271 a 1285. 2. Que no se podrá segregar, lotificar, marcar o de algún modo identificar la participación o participaciones sobre el terreno sin los correspondientes permisos de la Junta de Planificación, la Administración de Reglamentos y Permisos o la Agencia correspondiente. 3. Que la participación adquirida es abstracta e indefinida. 4. Que cualquier arreglo, convenio o pacto para segregar, lotificar, marcar o identificar la participación será nulo e ineficaz y que el mismo podría constituir delito grave si no existe el correspondiente permiso de la agencia reguladora. 5. La aceptación expresa del comprador de que adquiere en capacidad de comunero. La Ley 194, supra, enmendó el Artículo 56 de la Ley Número 75, supra, a los efectos de prohibir a los notarios el autorizar testimonios en los contratos de venta de inmuebles que pretendan expresa o implícitamente adjudicar porciones específicas de un inmueble. Los notarios deberán dar fiel cumplimiento a estos requisitos de Ley. Su incumplimiento será señalado como deficiencia en su obra notarial y deberá ser subsanada de conformidad a la Ley. En San Juan, Puerto Rico, a 8 de enero de 1999. |
| Instrucción #6 - In re José A. Casiano, Opinión Per Curiam del 17 de abril de 1998; Función del Inspector de Protocolos respecto al deber del notario de adherir y cancelar los correspondientes sellos de rentas internas, impuesto notarial |
| De conformidad a lo dispuesto en el Artículo 10 de la Ley Número 75 del 2 de julio de 1987; en los Artículos 1 y 2 de la Ley Número 47 del 4 de junio de 1982, según enmendada; en las Reglas 14, 76 y 77 del Reglamento Notarial de 1995, y en atención a lo resuelto por el Honorable Tribunal Supremo de Puerto Rico en el caso In- re José A. Casiano Silva, opinión emitida el 17 de abril de 1998 98 JTS, se instruye a los notarios respecto al deber de adherir y cancelar las estampillas de rentas internas, notariales y de asistencia legal al momento de llevar a cabo el acto notarial correspondiente. El Honorable Tribunal Supremo reiteradamente se ha expresado sobre el deber de los notarios de cancelar las correspondientes estampillas inmediatamente del acto notarial, y sobre la extensión de las consecuencias del incumplimiento de ese deber. Tal incumplimiento puede vulnerar la validez del instrumento e incluso resultar en la configuración de un delito, ello claro está, en adición a constituir una violación a la Ley Notarial, y por ende, a la fe pública depositada en el notario, In re Quidgley Viera, 119 DPR 72 (1987). In re Feliciano, 115 DPR 172 (1984). In re Merino Quiñones, 115 DPR 812 (1987), In re Plantón, 113 DPR 273 (1981), In re Ramos, 77 DPR 107 (1954). La función de inspeccionar protocolos, delegada a esta Oficina, es una de vigilancia y supervisión del cumplimiento de la Ley Notarial. Respecto a la cancelación de estampillas, corresponde a los Inspectores detectar errores en cómputos cometidos de buena fe. Es al notario a quien corresponde dar cumplimiento al deber de adherirlos y cancelarlos al momento del acto notarial. El notario no debe esperar a que se inspeccionen los protocolos y registros de testimonios para proceder a adherir y cancelar las referidas estampillas. Específicamente, en el caso In re José A. Casiano Silva, supra, el Honorable Tribunal Supremo, expresó: “Estamos de acuerdo con la Directora en que una vez el notario ha sido debidamente citado, inspeccionado y notificado por la Oficina de Inspección de Notarías de las deficiencias arancelarias, el no proceder a cancelar dichos sellos constituye un abierto incumplimiento con el deber estricto y continuado de adherir oportunamente el arancel dispuesto por Ley. Véase la Sec. 2 de la Ley #101 de 12 de mayo de 1943, según enmendada, 4 L.P.R.A., Sec. 851, en armonía con la Ley Notarial de Puerto Rico. También estamos de acuerdo con la Directora en que los notarios deben cumplir cabalmente con la norma claramente establecida por este Tribunal de que los sellos de rentas internas, notariales y de asistencia legal deben adherirse y cancelarse al momento de autorizar el documento. En el futuro tomaremos en consideración como un agravante al imponer la sanción al notario por deficiencias de esta naturaleza, su falta de diligencia comprobada por el hecho de que fue necesaria una reinspección para verificar el cumplimento." Resulta claro del dictamen del Honorable Tribunal el que los notarios deberán cancelar las correspondientes estampillas al momento de autorizarse el documento de que se trata o se lleve a cabo el acto notarial. Se notifica a todos los notarios que, de ser necesaria una reinspección para verificar el cumplimiento con el deber de adherir y cancelar las correspondientes estampillas, se informará al Honorable Tribunal sobre el particular a los efectos de que esa Honorable Superioridad tome las medidas que estime pertinentes. En San Juan, Puerto Rico, hoy 11 de febrero de 1999. |
| Instrucción #7 - Cambio de firma, signo, rúbrica o sello |
| De conformidad a lo dispuesto en los Artículos 7 y 8 de la Ley Número 75 del 2 de julio de 1987 y en la Regla 76 del Reglamento Notarial de 1995, se instruye a los notarios respecto al cambio de firma, signo, rúbrica o sello. Cuando el notario quisiere cambiar su firma, o signo, o rúbrica o sello, acudirá a la Oficina de Inspección de Notarías con una notificación escrita del cambio que interesa efectuar. Dicha notificación contendrá la nueva firma, o signo, o rúbrica o sello. Una vez efectuado el cambio en el expediente del notario en la Secretaria del Tribunal Supremo, la Secretaria emitirá una certificación dirigida al Departamento de Estado notificando el cambio efectuado y concediendo tres (3) días laborables al notario para que radique el cambio en el Departamento de Estado. El notario no deberá autorizar ningún instrumento público o testimonio hasta que complete el trámite ante el Departamento de Estado. Concluido el procedimiento ante el Departamento de Estado, éste emitirá notificaciones simultáneas a la Secretaría del Tribunal Supremo y a la Oficina de Inspección de Notarías avisando que se completó el trámite. Si se tratare de un cambio de sello por desgaste o por cambio de diseño, el notario entregará el sello sustituido en la Oficina de Inspección de Notarías y ésta, a su vez hará referencia a ello en la carta-aviso. La Oficina de Inspección de Notarías retendrá el sello sustituido hasta que se finalice la inspección de todos los protocolos y registros de testimonios autorizados antes del cambio del mismo. Será deber de todo notario notificar por escrito a la Oficina de Inspección de Notarías toda pérdida, desaparición o hurto de su sello tan pronto se percate de ello, y deberá proceder a sustituirlo con otro de diseño diferente con arreglo a las instrucciones expresadas. En San Juan, Puerto Rico, hoy 7 de junio de 1999. |
| Instrucción #8 - Registro de testimonios Cancelación del Sello de la Sociedad para la Asistencia Legal |
| De conformidad a lo previsto en los Artículos 1 y 2 de la Ley Número 47 del 4 de julio de 1982, según enmendada (4 LPRA Sec. 896 y 897), en el Articulo 3 inciso (d) de la Ley Número 35 del 19 de enero de 1998 y en la Regla 76 del Reglamento Notarial de 1995, se instruye a los notarios respecto a la cancelación del sello de la Sociedad para la asistencia Legal en el Registro de Testimonios. La Ley Núm. 35, supra, aumentó el valor del sello a cancelarse en cada asiento en el Registro de testimonios a la suma de tres dólares ($3.00). Ese aumento fue efectivo el 19 de abril de 1998. Con anterioridad a esa fecha los notarios debían cancelar un sello con valor de dos dólares ($2.00) por cada asiento. La Oficina de Inspección de Notarías está consciente de la dificultad que han tenido los notarios que hasta el presente no han cancelado la correspondencia estampilla por valor de $2.00. En atención a lo anterior, e independiente de la responsabilidad del notario respecto al cumplimiento en tiempo de su deber como tal, se instruye a los notarios a cancelar dos sellos de tres dólares ($3.00) de la Sociedad para la Asistencia Legal por cada tres asientos correspondientes a testimonios otorgados con anterioridad al 19 de abril de 1998. Lo anterior sólo aplica a aquellos asientos numerados consecutivamente en el Registro de Testimonios. La Regla 72 del Reglamento Notarial de Puerto Rico específicamente dispone que: "... El notario cancelará en el Registro de testimonios la estampilla de la Sociedad para Asistencia Legal con relación a cada testimonio autorizado, excepto aquellos casos exentos por Ley". Todo notario debe estar consciente que "... por su propia naturaleza, los registro de affidávit como los protocolos notariales son registros públicos". Building Maintenance Serv. vs. HR Executive Building, 109 DPR 658, 668 (1980). Y que todo testimonio autorizado por un notario debe satisfacer las solemnidades requeridas por Ley, ya que se trata de un documento público. Respecto al deber de cancelar el sello de la Sociedad para la Asistencia Legal en el Registro de Testimonios, concretamente se decidió en Mojica Sandóz vs. Bayamón Federal Savings and Loan Association of Puerto Rico, 117 DPR 110, 130, (1986) que "... la Ley Núm. 47 de 4 de junio de 1982 -que impone la obligación al notario de cancelar el sello a favor de la Sociedad para Asistencia Legal - forma parte esencial e integral de la actividad notarial al certificar un affidávit. Esta gestión, aunque posterior, amplía y complementa los deberes contemporáneos de llevar el registro, numerarlo y consignar la nota concisa". En lo que se refiere a la forma de dar por cumplido este deber, también categóricamente se expreso en Mojica Sandóz, 133, supra, lo siguiente: "De acuerdo a la mecánica contemplada en la Ley, la mejor práctica de la notaría es que se dé entrada inmediata en el registro de affidávit de todos los datos requeridos, y se adhiera y cancele el sello. Por estar interrelacionadas, la operación debe ser contemporánea, esto es que sea lo mas próxima posible al acto de autenticación de la firma. Frente a esta norma general visualizamos que solamente serian admisibles dilaciones justificadas fundadas en poderosas razones excepcionales, tales como haber el notario autenticado el documento fuera de su oficina, enfermedad subsiguiente u otras situaciones de emergencias impredecibles. Aclaramos sin embargo, que el elemento de contemporaneidad es continuo y crucial." Énfasis suplido. La Oficina de Inspección de Notarías remitirá a la atención del Tribunal Supremo de Puerto rico el incumplimiento del notario(a) con este deber, con arreglo a lo expresado. En San Juan, Puerto Rico, hoy 7 de junio de 1999. |
| Instrucción #9 - Procedimiento en caso de solicitud o aceptación de un cargo público incompatible con el ejercicio de la notaría y sobre solicitud de certificaciones del estado de la notaría |
| De conformidad a lo dispuesto en el Artículo 61 de la Ley Número 75 del 2 de julio de 1987 y en la Regla 76 del Reglamento Notarial de 1995 se instruye a los notarios respecto al procedimiento en caso de solicitud o aceptación de un cargo público incompatible con el ejercicio de la notaría y sobre solicitud de certificaciones del estado de la notaría. Todo abogado-notario que solicite o esté siendo investigado para ser designado a un cargo público, deberá notificar tal hecho a la Oficina de Inspección de Notarías a los efectos de que se inspeccione la obra notarial pendiente de aprobación. El Inspector de Notarías correspondiente dará prioridad a dicha inspección y rendirá el informe. La Directora de la Oficina de Inspección de Notarías remitirá la certificación sobre el estado de la notaría al organismo pertinente. Si la obra notarial refleja deficiencias, el notario deberá subsanar las mismas dentro del plazo que será coordinado con el Inspector. Todo abogado-notario que acepte un nombramiento a un cargo incompatible con el ejercicio de la notaría deberá notificar a la Oficina de Inspección de Notarías ese hecho para que su obra notarial sea inspeccionada con preferencia a las inspecciones regulares. Inspeccionada la obra notarial, el notario deberá coordinar con el Inspector la entrega de los protocolos y Registros de Testimonios al correspondiente Archivo. De no producirse la inspección, aprobación y entrega de la obra notarial, el notario deberá seguir cumpliendo con los deberes de conservación, custodia y traslado de su obra notarial, así como con la radicación de los índices notariales. En San Juan, Puerto Rico, a 16 de septiembre de 1999. |
| Instrucción #10 - Notificación de la autorización de instrumentos sobre poderes y testamentos y respecto a la solicitud de certificaciones, a los respectivos Registros |
| El Registro de Poderes y Testamentos maneja, además de las notificaciones de éstos, toda una serie de solicitudes y certificaciones relacionadas con las mismas, necesarias para completar trámites regístrales y para otros fines publicitarios diversos. Durante el año fiscal 1997-1998 la suma total de inscripciones, solicitudes y certificaciones expedidas ascendió al manejo de más de 65,000 documentos. Cada año esta cifra se eleva dado al aumento en el número de notarios y en el aumento de las transacciones comerciales, lo cual causa una desproporción entre la demanda por servicios y los recursos técnicos y humanos de la Oficina. Este hecho, en unión a la falta de cooperación por parte de algunos notarios, y la falta de cumplimiento estricto con las disposiciones de la Ley 62 de 8 de mayo de 1937 de la Ley Notarial y su Reglamento y de la Regla 13 (c) del Reglamento del Tribunal Supremo, militan en contra del buen funcionamiento, rapidez y exactitud del Registro. Por tanto, de conformidad a lo dispuesto en el Título X de la Ley Número 75 del 2 de julio de 1987, en la Ley Número 62 del 8 de mayo de 1937 y en las Reglas 60, 61, 62, 63 y 76 del Reglamento Notarial de 1995, se instruye a los notarios respecto a la notificación de la autorización de instrumentos sobre poderes y testamentos y respecto a la solicitud de certificaciones, a los respectivos Registros. La notificación es el resumen que hace el notario del contenido de la escritura de Poder o Testamento, en un formulario que suple el Registro. El notario lo envía para que se entre la información al sistema mecanizado, se inscriba y archive. El Registro no archiva escrituras, sólo inscribe notificaciones. Por ello, el envío de copia de la escritura no cumple con el requisito de la Notificación al correspondiente Registro. Toda notificación sobre la autorización de Poderes y Testamentos tendrá que ser presentada en los formularios diseñados y distribuidos por esta Oficina a través del Colegio de Abogados, la Asociación de Notarios y en el correspondiente Registro, dentro de los términos dispuestos por Ley. El formulario deberá ser cumplimentado con la información requerida, incluyendo nombre, apellidos y circunstancias personales de los otorgantes. Deberá ser escrito a maquinilla o impresora para poder ser tramitado bajo el sistema de imágenes diseñado con el fin de agilizar los Registros, hacer más exacta la información y brindar de forma eficiente un mejor servicio a la comunidad legal y al público en general. Mediante este sistema no pueden inscribirse notificaciones cumplimentadas en manuscrito. El sistema mecanizado no las digitaliza. En aras de alcanzar mayor exactitud y eficiencia, señalamos la conveniencia de incluir tanto al autorizar los testamentos, como en la correspondiente notificación, el nombre completo del padre, la madre, del cónyuge, además el seguro social del testador. En los casos de poderes deberá hacer constar el número de seguro social del apoderado, de tenerlo disponible, tanto en la escritura de poder como en la notificación al Registro. En todo caso de notificación tardía, deberá el notario acompañar la notificación con una exposición detallada, bajo su fe, firma y sello de los hechos y circunstancias que dieron lugar a la notificación tardía y expresará los hechos requeridos por la Regla 63 del Reglamento Notarial de Puerto Rico. Toda solicitud de certificación al Registro de Poderes y Testamentos deberá hacerse de forma precisa, particularmente en cuanto, al nombre y apellido del otorgante. Se recomienda además, que la presentación de una copia certificada del documento de poder o testamento, junto a la solicitud de certificación, acelerará y hará más eficiente el trámite de certificación. En San Juan, Puerto Rico, hoy 16 de septiembre de 1999. |
| Instrucción #11 - Subsanación de errores en el Registro de Testimonios |
| De conformidad a lo dispuesto en el Titulo VII de la Ley Número 75 de 2 de junio de 1987 artículos 59 y 60; y el Capítulo VII del Reglamento Notarial de Puerto Rico se instruye a los notarios sobre la subsanación de errores en el Registro de Testimonios. Por su propia naturaleza, los registros de testimonios, como los protocolos notariales, son registros públicos. Building Maintenance Services vs. Hato Rey Executive Bldg.. Inc., 109 DPR 656 (1980). De ahí la importancia de que et notario anote en dicho registro todos los tipos de testimonios autorizados bajo su fe notarial, sello y firma y lleve una numeración sucesiva y continua encabezados por el número que les corresponda, que será correlativo al de la inscripción en €1 registro. (Véase Artículo 58 y 59). No empecé a lo dispuesto en la Ley Notarial y su Reglamento, y a riesgo de atentar contra la validez del testimonio y sus implicaciones jurídicas, con inusitada frecuencia, bien por descuido o actuaciones involuntarias se cometen errores al entrar los asientos en el Registro de Testimonios que requieren la subsanación de inmediato. Por entender que estas instrucciones generales serán de ayuda a todos los notarios, hemos intentado la clasificación de aquellos errores que con más frecuencia se cometen e impartimos las instrucciones para la subsanación de éstos. 1. Error en la numeración I: Números repetidos. Cuando se repite un número dado previamente a otro testimonio y se continúa numerando a partir de éste, creando como consecuencia dos series de testimonios con la misma numeración. Ejemplo: el Ultimo testimonio en el registro tenía el número 4330; por error se número el próximo 4326 e inadvertidamente se continuo con el 4327, y así sucesivamente. Subsanación: Tan pronto se advierte el error se hace una anotación en el Registro, al margen, de haber espacio, cercana a los números repetidos, o en el próximo espacio disponible, salvada con la firma y el sello del notario, advirtiendo que existen dos series de testimonios con la misma numeración, y especificando el número inicial y final de éstos. A partir de allí, se continuará la numeración correcta. No debe corregirse la numeración del asiento, pues se perderla la correspondencia entre el documento autorizado y el asiento en el Registro. Ejemplo: si al llegar al número 4330 el notario se percata de la situación deberá hacer una anotación fechada bajo su firma y sello indicando que la numeración desde el asiento 4326 al 4330 fue repetida. El próximo asiento llevará el número 4331, y continuará con la numeración sucesiva correspondiente. En el próximo índice que se someta a la Oficina, el notario deberá hacer constar tal hecho y el modo de subsanarlo especificando la numeración afectada. 2. Error en la numeración IV: Números omitidos. Cuando se saltan uno o varios números. Por ejemplo: el último affidávit era el 450 y se saltó inadvertidamente al 461. Subsanación: De haber espacio al margen del comienzo de los números omitidos, se hace una anotación fechada salvada con la firma y el sello del notario, advirtiendo el error. De no haber espacio para ello, se hace una nota en el próximo espacio disponible bajo los mismos términos, y al margen del asiento que refleja el salto se hace una llamada a la referida nota indicando el número de folio en que se puso la misma. El notario deberá continuar la numeración con el 462 y siguientes. En el próximo índice que se someta a la Oficina, el notario deberá hacer constar que no autorizó ni autorizará testimonios con los número que se omitieron. Par lo que siguiendo el mismo ejemplo, del 451 al 460 no habría ningún documento circulando con esa numeración. 3. Se entra al registro un asiento respecto a un testimonio que no se autorizó. Cuando por inadvertencia se anota total a parcialmente un testimonio y se le ha asignado el número correlativo correspondiente, pero el testimonio no fue autorizado. Subsanación: Se cancela el asiento escribiendo diagonalmente la palabra "cancelado" sobre éste. Una vez cancelado el asiento, el número está disponible para ser utilizado respecto al próximo testimonio. Obsérvese que lo esencial para determinar que el testimonio a declaración ha sido autorizado es si el juramento, la declaración o el acto fue llevado a cabo y no si el mismo fue utilizado. De haber continuado la numeración correspondiente como autorizado, deberá hacer constar tal hecho en el próximo Ãíndice que Oficina. 4. Error en el contenido del asiento. Si se comete un error en cuanto al nombre, identificación del negocio, o fecha. Subsanación: Si el error se advierte de inmediato, se puede salvar con un "digo" tras el cual se hace la corrección. Si se advierte cuando ya se ha terminado de entrar el asiento, éste se puede cancelar escribiendo la palabra "cancelado" sobre el mismo y volviendo a entrar el asiento correctamente. No se debe utilizar tinta blanca para corregir. Si el error se advierte cuando ya se ha entrado otros asientos, por lo que no queda espacio para una nueva entrada en el lugar que le correspondía, se puede hacer la corrección al margen si el espacio lo permite, salvada con la firma y el sello del notario, a de no haber espacio, debe hacer una llamada al margen que refiera a una nota posterior fechada, la cual debe quedar salvada con la firma y el sello del notario. 5. Paginas en blanco. Si queda una o varias páginas en blanco entre asientos. Subsanación: Se inutilizan las páginas con una línea diagonal y se escribe la palabra "Inutilizado" La mismo aplica cuando se utiliza sólo el anverso de la página. 6. Nueva entrada que interrumpe un asiento anterior. Si se dejó un espacio en blanco al finalizar la página, continuándose la entrada del asiento en la página siguiente y posteriormente par inadvertencia, se comenzó a hacer la entrada de otro asiento en dicho espacio en blanco interrumpiendo la continuidad del anterior. Subsanación: Se cancela el nuevo asiento incorrectamente ubicado, escribiendo la palabra "cancelado" sobre éste; y se vuelve a entrar en el lugar que le correspondía. Se sugiere coma buena práctica notarial el no dejar espacios en blanco al final de una página para continuar un asiento en la página siguiente. Es preferible agotar el espacio disponible y en todo caso inutilizar el espacio con una raya diagonal que sirva de advertencia. 7. Omisión de asientos de testimonios. Se omite la entrada de uno a varios asientos y se entran asientos posteriores con los números que efectivamente les corresponden. Subsanación: Silos asientos posteriores no son muchos, se podrán cancelar, como se ha indicado anteriormente, entrando el asiento omitido en el lugar que le corresponde y entrando nuevamente, a continuación, los posteriores. Si los asientos posteriores son muchos, la mejor práctica notarial es hacer un llamado al margen en el lugar que hubiese correspondido al asiento omitido, refiriendo al folio a lugar en el que se incorpore dicho asiento. Coma la numeración queda dislocada par la entrada de un asiento que no guarda secuencia numérica, el notario debe advertirla así, can una nota salvada con su firma y sello, y asegurarse de que la numeración subsiguiente sea la correcta. Es importante que en cada caso de subsanación de asientos en el Registro de Testimonios quede constancia de la fecha de la subsanación y que ésta sea salvada con la firma y sello del notario. Cuando la subsanación exija informar de ello a la Oficina de Índices Notariales coma en el caso de errores en la numeración, cancelación u omisiones de asientas, deberá hacerse en el próximo Índice a no ser que implique una enmienda a un índice anterior. En tal caso, deberá someter un Índice enmendado y una moción a la Directora de la Oficina de lnspección de Notarias especificando el error, sus causas y el modo de la subsanación. |
| Instrucción #12 - Registro de Testimonios, características y modo de llevarlo |
| De conformidad a lo dispuesto en el Título VII de la Ley Núm. 75 del 2 de julio de 1987 y en la Reglas 76 y en el Capitulo VII del Reglamenta Notarial del 1995 se instruye a los notarios sobre el modo de llevar el Registro de Testimonios. El Artículo 59 de la Ley Núm. 75, Sutra, dispone: “Los notarios llevarán un registro de testimonios en notas concisas, fechadas, numeradas, selladas y suscritas por ellos haciendo constar el nombre de los otorgantes y una relación suscita del acto autenticado. El Registro de Testimonios se llevará en libros debidamente encuadernados, con sus páginas numeradas sucesivamente de no más de quinientas (500) hojas.” Coma resulta clara de la anterior disposición, el Registro de Testimonios deberá ser llevado en libros debidamente encuadernados de no más de quinientas (500) hojas. No empecé ello de las inspecciones a las notarias ha resultado que algunos notarios continúan la práctica permitida baja la Legislación anterior que contemplaba que se Levará el Registro en folios que serían encuadernados, posteriormente, cuando comprendieran un total de doscientos folios 1. La práctica señalada no se ajusta a lo requerido en el Artículo 59, supra, ni a la Regla 72 del Reglamento Notarial del 1995. . El registro de affidávit o declaraciones de autenticidad, cuando comprenda doscientos (200) folios, será encuadernado en la misma forma que los protocolos de instrumentos públicos. Se instruye a los notarios que hayan incurrido en esta práctica que procedan de inmediato a la encuadernación y cierre de los Registros que tengan en hojas sueltas y continuar su registro en libros preencuadernados, según dispone la Ley. El Registro deberá sen Levado en notas concisas, con una numeración sucesiva y continua. Nunca deberá comenzar la numeración de cada año natural con un asiento número uno (1). Además de lo requerido en el Artículo 59, el notario hará constar tanto en el Registro coma en el testimonio su conocimiento personal del firmante a en su defecto la utilización de los medios supletorios que provee el Artículo 17 de la Ley Notarial; según lo dispone la Regla 67 del Reglamento. Cuando el firmante no sepa a no pueda leer a firmar, el notario se atendrá a lo dispuesto en los Artículos 21 y 25 de la Ley y la Regla 32 del Reglamento haciendo constar en el Registro las circunstancias del firmante, la lectura en alta voz por el notario y el testigo, el que se fijen las huellas digitales de los dos pulgares junta a la firma del testigo y en caso de que el firmante careciera de dedos en las manos el notario expresará tal circunstancia y comparecerán dos testigos a su ruego. Se le advierte a los notarios que en la autorización de testimonios aplican las mismas prohibiciones por razón de parentesco que se aplican a los otorgantes de las escrituras con relación al notario autorizante. (Artículo 56, párrafo tercero, Ley Notarial). En San Juan, Puerto Rico, a 12 de junio de 2001. |
| Instrucción #13 - Testamentos Militares Directriz Núm. 1350.4 del 28 de abril de 2001 del Departamento de Defensa de los Estados Unidos |
| De conformidad a 10 provisto en la Secci6n 1044d del Titulo 10 del United States Code (10 USCA Sec. 1044d) Bdicioria6a mediante la Pub. L. 106-398 del 30 de octubre de 2000, efectiva al 1 de enero de 2001, se instruye a los notarios respecto a los testamentos militares otorgados al amparo de esa secci6n. (Véase Directriz #1350.4 de 28 de abril de 2001 del Departamento de Defensa de los Estados Unidos). El inciso (a) de la Secci6n 1044d exime a los testamentos militares otorgados conforme a esa secci6n de todo requisito de forma y de la notificación al Registro de Testamentos y al Registro de Testamentos Militares de Puerto Rico. Asimismo confiere a tales instrumentos los mismos efectos que a los instrumentos preparados y otorgados de conformidad a las leyes estatales. Por disposici6n del inciso (b) el testamento militar será aquel: a) otorgado por un testador que sea elegible para asistencia legal militar ante un funcionario facultado a autorizar tales documentos bajo las disposiciones de la Secci6n 1044(a) del Titulo 10 (10USCA Sec. 1044a) 1; b) en el cual se haga disposici6n de propiedad del testador; c) tenga efecto después deja muerte del testador. Tal testamento solo tendrá el efecto y Serra valido como tal cuando el mismo sea otorgado por el testador o cuando el testador este incapacitado, otorgado en su presencia, bajo su direcci6n yen su nombre. Deberá ser otorgado ante un Auditor de Guerra (Judge Advocate según la Secci6n 801 (13) del Titulo 10 o un oficial de asistencia legal bajo las disposiciones de la Secci6n 1044 de ese Titulo. En adición al funcionario autorizado, deberá ser otorgado ante por 10 menos dos testigos quienes no deberán tener interés y quienes suscribirán el testamento junto al testador y al funcionario. El instrumento deberá ser otorgado de conformidad a las Directrices (Regulations) del Secretario de la Defensa. El testamento deber8 contener a tener atachado una certificaci6n del testador aceptando el testamento, una afid8vit suscrita par los testigos atestiguando las circunstancias en que el testamento fue otorgado y la notarizaci6n incluyendo la certificaci6n de haber sido otorgado baja juramento. La Directriz Núm. 1350.4 del Departamento de Defensa implementa las disposiciones de la Sección 1044d establece la uniformidad en cuanto al Otorgamiento de esos documentos y adopta la forma que Elevará el afidávit y el preámbulo del documento. Esta legislaci6n hace inaplicable las disposiciones de la Ley Núm. 77 del 2 de julio de 1987 (25 LPRA Sec. 2901-2907) a los testamentos militares; exime del registro de tales instrumentos en el Registro de Testamentos Militares y de la protocolizaci6n del mismo ante un notario autorizado a ejercer la notaria en Puerto Rico. 1 La Sección 1044 fue enmendada y se adicionó el inciso 5 a los efectos de incluir a los dependientes de los militares como personas a las que se puede ofrecer asistencia legal militar. Debe observarse que el inciso dos incluye a los abogados civiles actuando como oficiales de asistencia legal. |
| Instrucción #14 - Notarios empleados en el servicio público - Indice mensual sobre actividad notarial e informe estadístico anual de actividad notarial |
| De conformidad a lo dispuesto en el Título III de la Ley Número 75 de 2 de 1987 Artículo 12; y el Capítulo II del Reglamento Notarial de Puerto Rico, Reglas 12 y 13, se instruye a los notarios, empleados en el Servicio Público, sobre el modo en que habrán de rendir sus índices mensuales sobre actividad notarial y su Informe Estadístico Anual de Actividad Notarial. El 17 de enero de 2003 el Honorable Tribunal Supremo de Puerto Rico, en el ejercicio de su facultad para regular el notariado, adoptó sendas resoluciones enmendando las Reglas 12 y 13 del Reglamento Notarial del 1995. El Tribunal consideró las situaciones de incompatibilidad que pudieran existir entre el abogado notario empleado en el servicio público y la práctica notarial, a la luz de impedimentos definidos por las prohibiciones particulares que establecen los propios organismos públicos. A tenor con lo dispuesto en las Resoluciones antes aludidas, la Oficina de Inspección de Notarías (O.D.I.N.) instruye lo siguiente: A. Índices Mensuales En los casos en que el organismo público permita la práctica privada fuera de horas laborables, el notario rendirá dos índices sobre su actividad notarial, uno para las escrituras y testimonios autorizados para la Agencia y otro para aquellos autorizados en la práctica privada que la agencia le permitió. Cuando el notario sea empleado público el índice mensual sobre actividad notarial contendrá el nombre y dirección del organismo público donde trabaja en adición a su número notarial, la dirección física y el teléfono de la oficina notarial. La O.D.I.N. ha preparado un formulario oficial, el cual deberá ser usado por los notarios en el Servicio Público al momento de rendir su índice mensual. El uso de este formulario y la rendición del índice mensual según dispuesto en la Resolución del Honorable Tribunal Supremo, comenzará con el índice correspondiente del mes de marzo del año 2003. El formulario estará disponible a través del Colegio de Abogados, la Asociación de Notarios, la Unidad de Índices Notariales de O.D.I.N. B. Índice Estadístico Anual de Actividad Notarial Cuando el notario sea empleado de una instrumentalidad pública y ésta le permita la práctica privada de la notaría fuera de horas laborables, preparará su informe en el formulario oficial que ha preparado O.D.I.N. Este índice anual contendrá el nombre y dirección del organismo público donde trabaja el notario, en adición a su número notarial, la dirección física y el teléfono de la oficina notarial. El uso de este formulario y la rendición del Índice Estadístico Anual, según dispone la Resolución del Honorable Tribunal Supremo, comenzará con el índice estadístico correspondiente al año 2003. Todo notario que cese en sus funciones en o antes del 31 de diciembre de 2003 deberá rendir el informe estadístico a tenor con lo que aquí se dispone. Se llama la atención a los notarios en el servicio público que en todo caso es su obligación asegurarse de cuáles son los parámetros vigentes en ley o por determinación de su agencia -la autoridad competente de la misma- que le puedan permitir una práctica privada de la notaría o la prohibición tajante de la misma. La obra notarial debe mantenerse íntegra en el lugar que el notario ha informado a O.D.I.N. como sede de su notaría. En San Juan, Puerto Rico, a 13 de febrero de 2003. |
| Instrucción #15 - Presencia del Notario en reunión de reinspección |
| De conformidad a lo dispuesto en el título VIII de la Ley Notarial y el Capítulo VIII sobre la Inspección de las Notarías y Examen de los Puntos se instruye a los notarios sobre el procedimiento de reinspección. Algunos notarios han adoptado la práctica de no estar presentes en el procedimiento de reinspección lo cual impide que se cumpla con la Regla 77(I) que dispone: “En la reunión final, el Inspector determinará si las faltas preliminares señaladas han sido subsanadas y discutirá con el notario cualesquiera divergencias de criterio". La ausencia de los notarios impide que deficiencias que se pueden corregir en ese momento no se puedan atender; con la correspondiente pérdida de tiempo y distracción de los limitados recursos humanos y fiscales, con los que cuenta O.D.I.N. para realizar la inspección a los cerca de 7,500 notarios autorizados a ejercer en el país a lo que se suma un incremento anual de más de 300 notarios. La práctica señalada no se ajusta a lo requerido en la Regla 77(I) del Reglamento Notarial del 1995. Por lo anterior, se instruye a los [as] notarios que a solicitud de los [as] señores [as] inspectores [as] y esta Oficina deberán estar presentes al momento de la reinspección. También se les advierte que no se concederán suspensiones en el procedimiento de reinspección excepto que medie justa causa de naturaleza mayor. En San Juan, Puerto Rico, a 13 de febrero de 2003. |
| Instrucción # 16- Procedimiento de Inspección ante Solicitud de Cesación Voluntaria |
| De conformidad a lo dispuesto en el Titulo VIII de la ley Número 75 de 2 de julio de 1987, Artículo 64, y el Capítulo VIII del reglamento Notarial de Puerto Rico, Regla 78, se instruye a los notarios sobre el procedimiento de inspección, aprobación y entrega de a obra notarial, por motivo de cesación voluntaria, nombramiento a cargo incompatible, fallecimiento o incapacidad. I. Cesación voluntaria de la notaría o nombramiento a cargo incompatible A. El (la) notario notificara por escrito a la Directora de la Oficina de Inspección de Notarías de su decisión de cesar voluntariamente en el ejercicio de la notaria o de la aceptación del nombramiento a un cargo público incompatible con la practica. B. Indicará en la carta de que se consiste su obra notarial en cuanto a cantidad de tomos por protocolo año y libros de registros de testimonios y si la misma fue debidamente aprobada, en cuyo caso indicara la fecha de aprobación, o si la misma se encuentra pendiente de examen. C. Una vez notificado, el Inspector a cargo coordinara por escrito la inspección de la obra notarial. El (la) notario deberá facilitar el examen de su obra y así también deberá tener disponible al Inspector todos los protocolos, libros de testimonios que no hayan sido inspeccionados con sus respectivos índices mensuales y anuales. D. Inspeccionada la obra el (la) notario atenderá con prioridad los señalamientos de falta hechos por el Inspector, si algunos, con el objetivo de que la obra pueda ser aprobada en un termino no mayor de treinta (30) días. E. Hasta que la obra notarial sea aprobada y entregada el (la) notario tiene el deber de rendir el índice mensual correspondiente y efectuar el pago de la fianza notarial. La solicitud de cesación voluntaria o de cesación por nombramiento a cargo incompatible no releva al (la) notario del incumplimiento de sus deberes ministeriales. F. Inspeccionada y aprobada la obra notarial, en coordinación con su Inspector y el Archivero de su distrito, el (la) notario hará entrega de la misma. Además, el (la) notario, en esa misma fecha entregará al Inspector su sello notarial y copia del índice mensual correspondiente al mes de la entrega y del Informe Anual de Actividad Notarial hasta dicha fecha, debidamente presentados en la Unidad de Índices Notariales. G. Tras depositarse la obra notarial en el archivo correspondiente, el inspector informara a la Directora y al Juez Presidente, del hecho y solicitara que se ordene la cancelación de la fianza. II Fallecimiento o incapacidad A. En caso de fallecimiento o incapacidad mental o física de carácter permanente de un notario, sus herederos, sucesores y/o tutor o representante tendrán el deber de notificar tales hechos por escrito a la Directora de la Oficina de Inspección de Notarías mediante comunicación en la se hará un inventario detallado de la obra notarial concernida, informando además, la dirección física y los teléfonos del lugar en que se halla dicha obra. B. Deberá informarse también cualquier circunstancia indicativa de que se encuentra en peligro la integridad del protocolo. C. El Inspector a cargo hará la coordinación pertinente para que se efectué la entrega de la obra y el sello del (de la) notario dentro el termino de treinta días. D. El Inspector examinará la obra notarial y rendirá informe del estado de la notaria en un término que no excederá de noventa días a partir de la entrega a la Oficina de Inspección de Notarías. En San Juan, Puerto Rico, a 10 de junio de 2003 |
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LEY 239 DE 9 DE AGOSTO DE 2009
LEY DE ARANCEL NOTARIAL
El 9 de agosto de 2008 se convirtio el Proyecto de la Camara 4454 en la Ley 239, con vigencia inmediata. Esta ley aclara el principio esencial del notariado latino internacional de que la compensación que recibe un notario por el otorgamiento de un instrumento publico ES fijo y no negociable, de modo que se garantice acceso de todo ciudadano al servicio notarial y para garantizar la independencia de criterio del notario como primer juez y garantizador de la legalidad de los instrumentos públicos en los que interviene.
El notariado de Puerto Rico queda bajo la jurisdicción del Tribunal Supremo de Puerto Rico y su oficina de Inspección de Notarias ha emitido la "Instrucción Número 18" que busca aclarar dudas sobre la aplicación inicial de esta ley.
Para examinar la Instrucción Número 18 de la oficina de Inspección de Notaria hacer CLICK aqui.
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